Bezpieczna akcja w terenie: checklista koordynatora

Kiedy organizacja rusza w teren — na zagrożenie powodziowe, do punktu pomocy, na poszukiwania — najważniejszym zadaniem koordynatora nie jest sama akcja. Jest nim doprowadzenie całego zespołu z powrotem, w komplecie i bez uszczerbku. W napięciu i pośpiechu łatwo pominąć podstawy, dlatego przygotowaliśmy jednostronicową checklistę: odprawa przed wyjściem, praca w terenie i rozliczenie po powrocie. Do wydrukowania i zabrania ze sobą.

Po co koordynatorowi checklista

Doświadczony koordynator zna te wszystkie zasady na pamięć — dopóki wszystko idzie gładko. Problem w tym, że akcja w terenie rzadko idzie gładko: dochodzi zmęczenie, presja czasu, telefony dzwoniące jednocześnie i podopieczni, którzy potrzebują pomocy tu i teraz. To właśnie wtedy z głowy wypadają rzeczy oczywiste — kto z kim jest w parze, o której miał być meldunek, czy wszyscy już wrócili. Checklista nie zastępuje doświadczenia. Jest po to, żeby pod presją nie trzeba było na nim polegać w stu procentach.

Trzy fazy każdej akcji

Materiał dzieli akcję na trzy momenty, w których koordynator podejmuje najwięcej decyzji o bezpieczeństwie:

1. Przed akcją — odprawa. Tu rozstrzyga się większość. Jasny cel i granice zadania, lista uczestników z numerami, pary, ustalona łączność i godziny meldunków, apteczka i osoba po kursie pierwszej pomocy, sprzęt dobrany do warunków oraz — o czym łatwo zapomnieć — woda i posiłek dla samych wolontariuszy. Do tego punkt zborny, godzina zakończenia i osoba kontaktowa poza terenem, do której spływają meldunki.
2. W trakcie — praca w terenie. Meldunki o ustalonych porach, utrzymana zasada pary, pilnowanie przerw i sił zespołu, bieżąca ocena zmieniających się warunków oraz rejestr, kto wchodzi i wychodzi z terenu. I żelazna reguła: sygnał odwrotu respektuje się bez dyskusji.
3. Po zakończeniu — rozliczenie. Przeliczenie ludzi, zebranie sprzętu, krótkie podsumowanie na gorąco, sprawdzenie samopoczucia zespołu, meldunek końcowy i zapisanie wniosków, dopóki są świeże. Na koniec — podziękowanie, bo doceniony wolontariusz wróci na następną akcję.

Jak z niej korzystać

Wydrukujcie checklistę i przejdźcie ją na głos podczas odprawy — nie w myślach koordynatora, ale wspólnie, tak żeby każdy wiedział, na czym stoi. Zabierzcie kartkę w teren; sekcja „w trakcie” przypomni o meldunkach i przerwach, gdy uwaga będzie gdzie indziej. Po powrocie wypełnijcie pole notatek, póki wszystko świeże — te uwagi są najlepszym materiałem do poprawienia następnej akcji. Jedna checklista na akcję, podpięta później do dokumentacji, po roku daje uczciwy obraz tego, co w organizacji działa, a co wymaga dopracowania.