Plan ciągłości działania dla NGO — szablon do pobrania

Plan ciągłości działania kojarzy się z grubym segregatorem, który korporacja pisze na potrzeby audytu. W małej fundacji czy stowarzyszeniu to ostatnia rzecz, na jaką jest czas — i dlatego takich planów zwykle nie ma. A wystarczy kilka stron, żeby organizacja wiedziała, co robić, gdy zabraknie siedziby, prądu, systemu albo kluczowej osoby. Przygotowaliśmy szablon, który wypełnicie w 1–2 godziny, oraz krótki przewodnik, jak to zrobić dobrze.

Po co NGO plan ciągłości działania

Organizacje pozarządowe często działają tam, gdzie kryzys już trwa — przy powodzi, przy ewakuacji, w punkcie pomocy bez prądu. A jednocześnie same są kruche: opierają się na kilku osobach, jednej siedzibie i grantach, które mogą się urwać. Wypadnięcie jednej osoby albo zalanie biura potrafi zatrzymać całą działalność w najgorszym możliwym momencie. Plan ciągłości działania nie zmienia tego, że kryzys się zdarzy — sprawia, że organizacja go przetrwa i nie zostawi podopiecznych bez wsparcia.

Zasada: kilka stron, nie segregator

Najważniejsza decyzja to skala. Plan, którego nikt nie przeczyta, jest bezużyteczny — a im dłuższy dokument, tym pewniej wyląduje w szufladzie. Dobry plan dla małej organizacji mieści się na kilku stronach i odpowiada na proste pytania: co musi działać, co może to zatrzymać, kto za co odpowiada i co robimy, gdy się zaczyna. Nasz szablon ma siedem krótkich sekcji.

Siedem sekcji planu

1. Kluczowe funkcje. Wypiszcie działania, bez których organizacja nie przetrwa kilku dni, i uszeregujcie je. Nie wszystko jest równie krytyczne — wypłata świadczeń podopiecznym waży więcej niż aktualizacja strony.
2. Zagrożenia. Oceńcie, co realnie może zatrzymać te funkcje: utrata siedziby, brak prądu, wypadnięcie kluczowej osoby, utrata dostępu do danych, urwanie finansowania. Skupcie się na tym, co jednocześnie prawdopodobne i dotkliwe.
3. Zasoby minimalne. Co jest niezbędne, by utrzymać kluczowe funkcje — ludzie, sprzęt, dostęp do systemów, miejsce zapasowe. I ważniejsze: co robicie, gdy dany zasób jest niedostępny.
4. Role i zastępstwa. Kto odpowiada za co w kryzysie i kto go zastąpi. Żelazna zasada: każda kluczowa rola ma wyznaczonego zastępcę, bo choroba czy wyjazd jednej osoby nie mogą sparaliżować całości.
5. Procedury awaryjne. Trzy–cztery kroki na scenariusz — utrata siedziby, brak prądu i internetu, wypadnięcie kluczowej osoby. Chodzi o kierunek działania, nie o szczegółową instrukcję.
6. Łączność i kontakty. Numery i kanały, po które sięgniecie, gdy przestanie działać codzienna łączność — z kanałem zapasowym i punktem kontaktowym „na wypadek gdyby”.
7. Przegląd i aktualizacja. Plan starzeje się od pierwszego dnia. Zaplanujcie regularny przegląd, a po każdej realnej sytuacji zapiszcie wnioski.

Jak zacząć

Pobierzcie szablon i zarezerwujcie na to jedno spotkanie zespołu — najlepiej z udziałem osób, które w kryzysie faktycznie działają, nie tylko zarządu. Wypełniajcie sekcja po sekcji, wpisując realia swojej organizacji zamiast ogólników. Gotowy plan wydrukujcie (przyda się, gdy padnie prąd) i zapiszcie cyfrowo poza siedzibą, żeby był dostępny nawet wtedy, gdy do biura nie da się wejść.